Buku utang
Cara mencatat utang pelanggan tanpa buku tulis
Buku utang kertas punya tiga masalah yang selalu sama: tulisannya bisa hilang, angkanya bisa dibantah, dan cicilan sering lupa dicatat. Panduan ini menunjukkan cara memindahkannya ke ponsel tanpa kehilangan kebiasaan lama Anda.
Kenapa buku kertas sering merugikan
Selisih utang biasanya bukan karena pelanggan nakal, tapi karena catatan hanya ada di satu sisi. Pemilik toko mencatat di buku, pelanggan mengingat di kepala. Saat angkanya berbeda, tidak ada yang bisa dibuktikan — dan biasanya yang mengalah adalah pemilik toko.
Cicilan lewat transfer memperparah keadaan: uang masuk ke rekening, tapi bukunya baru dicoret nanti malam — kalau tidak lupa.
Langkah mencatat utang di Tokolink
- 1
Tambahkan pelanggan lewat PIN
Pelanggan cukup memberi PIN 8 karakter atau memindai kode QR miliknya. Nomor telepon kedua pihak tidak pernah ditampilkan.
- 2
Buka chat pelanggan lalu pilih Catat utang
Isi jumlah, keterangan barang, dan tanggal jatuh tempo. Catatan langsung tersimpan sebagai satu kartu di dalam percakapan, bukan pesan biasa yang tenggelam.
- 3
Tunggu pelanggan menyetujui
Pelanggan menerima notifikasi dan menekan Setuju. Sebelum itu status catatan adalah 'menunggu persetujuan' sehingga tidak dianggap final.
- 4
Catat setiap pembayaran beserta buktinya
Saat pelanggan mencicil, tekan Bayar pada kartu catatan, isi jumlahnya, dan lampirkan foto bukti transfer. Sisa utang berkurang otomatis.
- 5
Pantau jatuh tempo di ringkasan keuangan
Kartu Piutang, Utang, dan Jatuh tempo di halaman keuangan bisa ditekan untuk langsung membuka daftar catatan yang bersangkutan.
Beda catatan kertas dan catatan dua pihak
| Kejadian | Buku kertas | Catatan Tokolink |
|---|---|---|
| Pelanggan membantah jumlah | Adu ingatan | Ada persetujuan tercatat |
| Cicilan lewat transfer | Dicatat menyusul, sering lupa | Foto bukti menempel di catatan |
| Buku hilang atau basah | Data hilang total | Tersimpan di akun Anda |
| Salah tulis angka | Dicoret, jadi meragukan | Diedit, perubahan tetap berjejak |
| Pegawai ikut mencatat | Sulit dilacak | Terlihat siapa yang mencatat |
Kebiasaan kecil yang menyelamatkan
Catat di depan pelanggan, saat barang diserahkan — bukan nanti malam. Butuh sepuluh detik, dan pelanggan menyetujuinya saat ingatannya masih segar.
Selalu isi keterangan barang, bukan hanya nominal. "Rp 150.000" tidak menjelaskan apa pun tiga minggu kemudian; "2 sak semen" menjelaskan semuanya.
Pertanyaan yang sering muncul
- Bagaimana kalau pelanggan menyangkal jumlah utangnya?
- Di Tokolink catatan utang harus disetujui dua pihak. Setelah Anda mencatat, pelanggan menerima permintaan persetujuan di chat. Selama belum disetujui statusnya 'menunggu persetujuan', jadi tidak ada angka sepihak.
- Apakah bisa mencicil sebagian?
- Bisa. Setiap pembayaran dicatat sebagai pembayaran terpisah dengan tanggal, jumlah, dan foto bukti transfer. Sisa utang berkurang otomatis dan riwayatnya tetap tersimpan.
- Kalau saya salah input angka?
- Catatan bisa diperbaiki lewat menu edit. Nilai lama tidak dihapus diam-diam — perubahan tersimpan di riwayat catatan supaya kedua pihak bisa melihat apa yang diubah.
- Apakah pelanggan lain bisa melihat utang pelanggan saya?
- Tidak. Setiap catatan hanya bisa dibuka oleh Anda dan pelanggan yang bersangkutan. Tidak ada daftar utang yang bisa dilihat orang lain.
Coba langsung di Tokolink
Semua langkah di atas berjalan di aplikasi Tokolink — gratis untuk dipakai dari ponsel, tanpa memasang apa pun.
Buat akun Tokolink