Penyiapan pesanan
Cara memberi perintah penyiapan pesanan ke pegawai
Perintah lisan atau pesan singkat hampir selalu berakhir sama: jumlahnya keliru, variannya tertukar, atau penjualannya tidak tercatat. Panduan ini menunjukkan alur perintah penyiapan yang menutup ketiganya sekaligus.
Kenapa perintah lisan gagal
Pesanan yang disebut sambil melayani pembeli lain tidak akan diingat utuh. Yang paling sering hilang bukan nama barangnya, melainkan variannya — 1 kg atau 1 ons, merek A atau merek B.
Masalah kedua lebih mahal: barang sudah keluar, tapi penjualannya tidak pernah masuk catatan. Stok berkurang tanpa uang masuk, dan baru ketahuan saat stok opname.
Alur perintah penyiapan di Tokolink
- 1
Buat pesanan dari chat pelanggan
Pilih produk dan variannya langsung dari katalog di dalam ruang chat. Judul varian ikut tersalin ke tugas, jadi tidak ada penafsiran ulang.
- 2
Kirim tautan tugas ke pegawai
Tautan bisa dikirim lewat chat Tokolink atau aplikasi pesan mana pun. Pegawai tidak perlu memasang aplikasi atau membuat akun untuk membukanya.
- 3
Pegawai menyiapkan per unit
Setiap unit punya ceklis sendiri. Untuk pesanan sepuluh paket, kesepuluhnya ditandai satu per satu — bukan sekali centang untuk semua.
- 4
Foto hasil sebagai bukti
Pegawai memotret hasil penyiapan dan boleh menambahkan panah, teks, atau stiker untuk menandai isi paket. Foto ini menjadi bukti kalau nanti ada keluhan.
- 5
Kirim & catat penjualan
Satu tombol mencatat transaksi penjualan, membuat catatan utang bila pesanan belum dibayar, dan mengirim ringkasan beserta foto ke chat pelanggan.
Siapa boleh melihat apa
| Peran | Boleh | Tidak boleh |
|---|---|---|
| Pemilik | Semua data toko | — |
| Admin | Katalog, gudang, keuangan | Menghapus bisnis |
| Kasir / agen | Menjual, melihat stok | Ubah harga modal orang lain |
| Pegawai via tautan | Tugas yang dikirim saja | Gudang, harga modal, pelanggan lain |
Kebiasaan yang membuatnya jalan
Jangan pernah menyerahkan barang sebelum tugasnya ditandai selesai. Aturan sederhana ini yang membuat catatan penjualan Anda tidak pernah bolong.
Untuk pesanan antar, sertakan tautan lokasi pelanggan di tugas. Pegawai tidak perlu bertanya alamat, dan Anda tidak perlu mengulang menjelaskan.
Pertanyaan yang sering muncul
- Apakah pegawai harus punya akun Tokolink?
- Tidak wajib. Perintah penyiapan dikirim sebagai tautan tugas yang bisa dibuka langsung di browser ponsel pegawai. Yang tidak punya akun tetap bisa mengerjakan dan mengirim foto hasil.
- Bisakah pegawai melihat harga modal dan seluruh isi gudang?
- Tidak. Tautan tugas hanya memuat pesanan yang bersangkutan. Data internal seperti harga modal dan saldo stok gudang hanya terlihat oleh pemilik, admin, kasir, dan agen sesuai perannya.
- Bagaimana kalau pesanan disiapkan salah?
- Pegawai wajib mengirim foto hasil penyiapan sebelum tugas ditandai selesai. Foto bisa diberi panah, teks, atau stiker untuk menandai bagian yang perlu diperhatikan, jadi kesalahan ketahuan sebelum barang keluar.
- Apakah penjualan langsung tercatat?
- Ya. Dari tugas yang selesai, pegawai menekan Kirim & catat penjualan. Satu tindakan itu mencatat transaksi penjualan, membuat catatan utang bila belum dibayar, dan mengirim satu pesan ringkasan ke chat pelanggan.
Coba langsung di Tokolink
Semua langkah di atas berjalan di aplikasi Tokolink — gratis untuk dipakai dari ponsel, tanpa memasang apa pun.
Buat akun Tokolink